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訪客接待禮儀 |
微笑是世界的共通語言，就算語言不通，一個微笑就能帶給彼此一種會心的感覺。所以笑是接待人員最好的語言工具，在有些情況下甚至不需要一言一行，只要一個笑容就可以打動客戶。訪客接待的第一秘訣就是展現你的親切笑容。
接待引導訪客時，首先須知道訪客要去的方向。引導人身體稍稍向前去的方向傾斜，然后手指著將前往的方向作指示。向右前進時以右手指示，向左前進時以左手指示，肘部很自然地側指著前進的方向，這個時候，手掌輕輕地朝上，五指并攏，切記五指不要分開。
在走廊上行走時
要走在離訪客稍稍右側前約 1 米半的位置，其要點是：
(1)身體稍微向著前進方向傾斜，手指著此方向。
(2)配合訪客的步伐，稍靠著走道上的右邊前進，使訪客可以走在走道上的中央。
(3)注意要讓訪客能走在走道的中央，如果門是在左側時，要盡量靠左邊行走。
(4)如果剛好碰到正在引導招待客人的同事時，必須要注意讓訪客也能很從容不迫地走在走道中央，自己跟在后邊或轉到一側，此時與同事并排走是不禮貌的。
(5)在行走時為避免完全遮住訪客的視野，只讓訪客看得到自己的背影，要稍微注意，使自己身體稍向客人側仰行走。
(6)走道相當長時，偶爾也要回頭注視一下訪客的腳步，配合訪客的步調來前進。如果不回頭稍注意一下訪客就自己急急躁躁地走，訪客必然也要急急地緊跟著，這種態度是很不得體的。
(7)走到走道轉角處時，要稍停，回頭目視訪客的臉 并以手指示轉彎方向，以表示走到這邊時將要轉彎了。
樓梯
(1)上樓梯時，身體稍傾斜走在訪客前三四臺階，偶爾也要回頭注意訪客的腳步是否安全；走到樓梯平臺處時要稍停一下，回頭看確認訪客是否跟上，特別是年紀大的，帶有小孩的，一定要留意此點。
(2)在下樓梯時就得讓訪客走在前頭，引導人則跟隨在后。
電梯引導訪客
搭乘電梯時，以讓訪客先行搭乘為原則，但是須帶領搭乘時則相反，引導人員須先行進入電梯，按住“開”，并說一聲“請進”，讓訪客進入搭乘。
到達目的樓層之后說：“××樓到了”，并按住“開”的按鍵，讓訪客先走出。
需要注意，在搭乘電梯之前要事先說：“我帶你至××樓的會議室去”，以便讓訪客事先知道將前往的地點。此外，在電梯內引導者要盡量站在靠近按鈕處，讓客人站在最上位。電梯內的位置，從入口處向里看，左邊最里面的位置為最上位。
敲門的方法
帶領訪客到接待室前要說“就是這里”，以便訪客有準備。在開門之前務必先敲門，敲門以 3 下為限；右手輕握拳頭敲門，敲門力道大小及間隔時間要特別注意。就算是事前知道此接待室內無人在時，也務必請先敲門，避免發生公司里的人在里面討論事情的狀況；此時若沒有敲門就忽然推門進入卻發現里面有人在時，無論哪一方都是尷尬的。敲門不只是通知里面使用的人而已，也是要確認里面有沒有人在使用。
門的開法、關法門
門一般 分為向外拉的門及向內推的門兩種，因開門方法不同，請牢記正確的開門法及關門法。
(1)向外拉的門的開關門方法，右手握住門的旋鈕鎖把，向外打開至使訪客容易進入的程度(約隨后站在與開啟后的門平行位置，目視訪客并點頭招呼說“請進”。
訪客進入室內后，引導人就繞到門的內側進入，左手握著內側門的鎖把，背朝后邊行進邊將門關上。
(2)向內推的門的開關門方法 以較接近 門把手的手將門充分打開，引導人邊推門邊自己先進入，進入后就繞到門側，與門平行站立，然后用另一只手按住門，招呼客人進入。確定訪客完全進入室內后，再把門關起來。
接待室
接待室是為公司內人員和訪客商談公事所使用的場所，因此對于擺設著的時鐘及月歷的日期是否正確，報紙、周刊是否過期等事情都要特別注意，此外，電話的旁邊，務必要放置紙筆。接待室要經常保持整齊美觀，
以便能隨時招待訪客。桌面，椅子的背墊、椅墊等是否干凈，要經常檢查，隨時保持舒適的狀態以供使用。接待室使用過后，不單只是將杯皿等端出，換取清潔的煙灰缸，每次使用完畢后，還必須擦拭及整理桌面上的東西。
引導訪客進入接待室
基本上是以離入口最遠的位置為上席。請牢記能將訪客按部就班地引導至正確的席位上。要請訪客入座時，請站在訪客的旁邊，右手指著座位并說“請坐，請坐這里”即可。
請注意：在引導招待前，若訪客已經坐在公司員工的座位上時，如果請訪客改坐到正確的座位上去，則可以說“某某某先生 請您做上位！”，若訪客愿意，一定要說“謝謝”，并引導至正確的座位上去，但若訪客說“不用了，這里就可以”時，也不要勉強。
另外，如招待的席位是在辦公室里時，以離辦公桌最遠的為最上位。但是依室內的構造而言，有時離入口近的為上席的情形也是有的，因情況而定。
要離開接待室
當訪客坐在位置上后，點頭招呼說“×××馬上來了，請您稍等一下”。說完打個招呼后，對訪客的引導接待也算告一段落了。打完招呼后，走到門邊站著，再度點頭招呼，然后離開接待室。
報告
將訪客招待至接待室后，務必向辦公室主任報告：“××公司的×××先生已經招待至接待室等候了�！眻蟾媸亲屴k公室主任知道已經引導招待完畢。
上茶的方法
(1)泡茶方法：要泡出好喝的茶的重點即是誠心用心。泡茶大約用70～80℃的熱水，泡茶倒入茶杯，約七分滿。如果大家以為只要使用高級茶葉，隨便泡都好喝，這是不對的，重點是使用適度的溫度來泡，才會產生茶香味。
端出給 多數訪客使用時，要注意每個茶杯的水要均等，而茶的濃度最好一樣才好。
(2)端出的方法：端茶要從訪客中最上席的人先給，自己公司的人最后才給。兩手端出是基本原則，但是在沒有其他桌子在時，用單手也無妨。放時務必說“對不起”、“請”，放置茶杯時盡量不要發出聲音。如果從訪客的身后端時，以訪客的右肩的方向端出，但也可視狀態而定，也可從最方便端的訪客位置端出。全部端完時，將茶盤放在側面，輕輕點頭招呼退到門邊，再度點頭
招呼后，不出聲音地離開就可以了。
(3)茶盤的拿法：拿著裝茶的茶盤，要以雙手捧著，大約放在胸前的位置，此時手肘間成90度左右角�？詹璞P要回來時，上面朝外側，以左手夾在身體側面走出。
(4)放的位置：茶要放在訪客的正前方偏右一點，距離桌邊十厘米左右。端出的茶杯附有蓋子時或者端出咖啡時，要用雙手端出，放置在訪客的正面。
會議時，桌上有文件散放著時，如果茶放在文件間的空隙，很容易碰倒翻掉，所以要出聲提醒客人“放在這里了”，并稍微整理一下，盡量放在離文件稍遠的位置。
(5)裝茶的器具要干凈：泡好的茶，卻發現茶杯有缺口或有裂痕，或者杯子上有條垢時，簡直是糟蹋了好茶，是非常不禮貌的。當訪客來臨時，才慌慌張張地準備是來不及的，平常即要十分注意保證茶具處于干凈的狀態，唯有干凈的茶具才喝得出茶味。
(6)添茶水：如果商談時間很長或有新訪客加入時，茶要重新添加。重新添加時，要先將用過的茶杯收下，然后再端新茶。在商談中，進行收茶杯、端茶的動作則要等到談話告一段落時才可進行。如果談話一直無法告一段落，則要等到自己公司的人講話時，才能以熟練的技巧趕緊換取。
斟茶注意事項
(1)茶溢出來了，這時要不驚慌不忙亂，先道歉后擦拭，這里需要提醒的是：斟茶時，務必帶上干凈毛巾。
(2)有茶和糕點時 要先將糕點放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側。這樣就可以了。
(3)洽談時間較長在一到一個半小時內，應更換茶葉。 |
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